公函在日常生活中的使用范围很广。一般情况下，它是“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请示批准和答复审批事项”的公文。函是平行文,具体来说,它适用范围包括三个方面:第一,平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系;第二,向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项;第三业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。
其特点是①使用范围广泛。凡不相隶属单位之间、平级的党政机关之间、政府及其部门与同级的军事机关、群众团体及其部门之间均可以使用函,它不受部门、行业、地域的限制。②实用性强。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述,不重务虚而重务实。③短小精悍。函一般较为短小,内容单一,语言简洁明快。有的函只有三言两语。④用语谦敬。函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,体现着双方平等沟通的关系,因而在行文姿态、措辞、口气等方面都要谦虚有礼,要体现平等性、诚恳性和沟通的特点。
按实际功用需要,公函大致有六类：商洽类、询问函、答复函、请批函、审批函、知照函。
按行文方向，函可以分为去西和复函。
按文面规格,函可以分为公函和便函。
公函的基本格式通常由“标题+主送机关+正文+落款”组成。
标题
如果是公函必须写标题,如果是便函,可以不写标题。公函的标题主要有两种
1.发文机关+事由+文种
2.事由+文种
主送机关
为需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关机关。
正文
1.去函的正文部分,由“缘由十事项+结束语”组成。
(1)正文开头,一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、缘由等。
(2)事项。这部分是主体部分,应采用叙述和说明的写法,既要简明扼要,又要交代清楚,要求可多可少,如果事项很简单,可同缘由写在一起;如果事项比较复杂,或要求较多,需要分条列项来写,不论是哪一种内容,对哪一级,都要求语言谦和。
(3)结束语。结束语是向对方提出希望或请求,或希望对方给予支持和帮助,或希望对方给予合作,或请求对方提供情况,或请求对方给予批准等,一般多用“特此函达”、“特此函告”、“特此函商”、“请审批”、“请予批准”等,请对方回复,则要明确提出“请函复”、“盼复”、“妥否,请函复”、“望早日函复”、“请尽快函复”之类的结语。
2.复函的正文部分。由“引语+答复意见+结束语”组成。
(1)引语。引语就是引述来函标题即来函文号。
(2)答复意见。即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复,即表示同意或不同意,不同意是什么原因,或应该怎么办,不应该怎么办,或对询问的问题做出说明等。
(3)结束语。复函的结束语,常用“特此函复”、“此复”、“专此函复”等。
(四)落款
落款,由“发文单位(部门)名称+发文时间”组成
公函的写作要求
1.要开门见山,直叙其事。
2.要措辞得体,平等待人。
3.要及时发函,及时复函。
